Hướng dẫn sao lưu dữ liệu email từ Gmail vào máy tính

Một thủ thuật nhỏ dành cho người thường xuyên dùng Gmail để trao đổi
Chẳn ai có thể chắc chắn được độ an toàn của dữ liệu của bạn, và nếu như là một người thường xuyên dùng email để trao đổi và làm việc thì chắc hẳn mỗi email là tài sản khá quan trọng đối với bạn.


Một lời khuyên mà tôi muốn gửi đến bạn là hãy sao lưu tất cả các dữ liệu nếu có thể! Vì chẳng ai biết trước được điều gì có thể xảy ra. Và email là thứ mà tôi nói đến trong bài viết này. Thế làm sao để có thể sao lưu dữ liệu email? Mà cụ thể ở đây là email trong dịch vụ Gmail của Google? Mời bạn tham khảo cách làm sao đây.

Trước tiên bạn cần đăng nhập vào tài khoản Gmail (tài khoản Google) mà mình cần sao lưu email tại đây, sau đó truy cập tiếp vào đây. Đây là trang sao lưu dữ liệu tài khoản người dùng của Google, và cụ thể ở đây là tùy chọn sao luu email Gmail và Calendar.

Nếu chỉ muốn sao lưu email, bạn chỉ cần đánh dấu ở tùy chọn Gmail. Sau đó hãy nhấn Create Archive. Google sẽ tiến hành quét và nén tất cả dữ liệu email của bạn (bao gồm cả trong Spam và Thùng rác). Người dùng có thể theo dõi tiến trình ở trang kế đến mà Google mở ra. Tùy theo dung lượng lưu trữ mà Gmail đang lưu trữ dữ liệu email của bạn mà thời gian nén có thể ngắn hay dài.

Sau khi quá trình nén kết thúc, Google sẽ cung cấp cho bạn liên kết tải về. Bạn hãy nhấn vào Download để tải

Nếu bạn chờ lâu mà chưa thấy hiện Download, bạn có thể tắt máy hoặc làm công việc gì đó. Vì sau khi nén xong, Google sẽ gửi cho bạn một email thông báo kèm đường dẫn Download bên trong.

Ok, thế là xong, chúc bạn thành công.

– Bước 2: Chúng ta sẽ sử dụng một phần mềm có tên là MBOX File Viewer. Phần mềm này có cả phiên bản miễn phí và phiên bản trả phí, nhưng mình thấy dùng bản miễn phí đã rất OK rồi.

Trang chủ của phần mềm: www.freeviewer.org/mbox/

=> Sau khi tải xong thì cài đặt phần mềm vào máy tính.

– Bước 3: Mở phần mềm ra => nhấn vào Add File => chọn đến file có đuôi .MBOX thế là xong

Lời kết

Như vậy là mình đã hướng dẫn rất chi tiết cho các bạn cách sao lưu toàn bộ thư Gmail vào máy tính cực kỳ an toàn rồi đó. Và qua bài viết này thì bạn cũng có thể biết được cách đọc file Backup của Gmail rồi, cụ thể là bạn có thể đọc và quản lý file MBOX một cách cực kỳ đơn giản và hiệu quả.

Chú ý: Nếu tệp tải về thư mục tiếng việt chứa file vui lòng đổi tên thành không dấu khi mở thư mục chứa file nhé.

Hướng dẫn lưu email từ Gmail / Yahoo Mail vào máy tính của bạn

Bước 1: Mở email mà bạn muốn lưu.

Gmail: Bạn nhìn phía trên bên phải bức thư, chọn nút có hình máy in hoặc bạn có thể chọn mũi tên phía dưới sau đó chọn In.

Yahoo Mail: Chọn mũi tên bên cạnh 3 dấu chấm trên email muốn lưu, sau đó chọn In.

Chọn nút In để bắt đầu lưu email xuống máy tính.

Bước 2: 1 cửa sổ xuất hiện, bạn chọn Thay đổi... để chỉnh tùy chọn.

Bước 3: Chọn dòng Lưu ở dạng PDF để lưu email thành 1 file PDF.

Bước 4: Trước khi lưu bạn nên xem tùy chọn cho file PDF như cách Bố trí, Kích cỡ giấy....Tại dòng trang, nếu bạn muốn lưu tất cả nội dung trong email thì bấm tất cả còn nếu muốn chỉ lưu vài tờ trong email thì chọn trang mình muốn in, ví dụ muốn in trang 15 đến 18 thì chọn 15-18. Chọn xong bấm nút Lưu.

Bước 5: Chọn nơi bạn muốn lưu, tên file mặc định là tên email nhưng nếu muốn đổi tên khác, bạn có thể chỉnh lại. Làm xong bấm Save để lưu.

Vậy là xong.

Sau khi lưu thành file PDF thì những đường link trong email vẫn giữ nguyên và bạn có thể click chọn chúng như thường.

Cách thay đổi tên hiển thị trong email gửi đi trên Gmail

Cách thay đổi tên hiển thị trong email gửi đi trên Gmail. Không giới hạn số lần đổi tên, cách đổi tên cũng dễ dàng nữa. Hãy đổi tên Gmail khi nào bạn muốn nha.

Tên hiển thị trong email gửi đi là thông tin đầu tiên người nhận nhìn thấy. Bạn không muốn sử dụng tên Gmail cũ. Hãy thay đổi tùy thích theo ý bạn vì tên Gmail không giới hạn số lần đổi như Facebook hay Google+.

Hướng dẫn cách thay đổi tên hiển thị trong email gửi đi trên Gmail
Bước 1: Tại cửa sổ hòm thư Gmail, bạn nhấn  nút răng cưa  (hình bánh xe) góc trên cùng bên phải chọn  Cài đặt .

Bước  2: Chọn tab  Tài khoản và Nhập  rồi nhấn dòng  Chỉnh sửa thông tin  trong phần Gửi thư bằng địa chỉ.

Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện cửa sổ Chỉnh sửa địa chỉ email, bạn tích vào khung thứ 2 trong phần  Tên  rồi nhập tên Gmail bạn muốn thay đổi (nếu có tên cũ trong phần này thì xóa đi viết lại tên mới).

Thay đổi tên xong, bạn nhấn nút  Lưu thay đổi .

Vậy là từ nay tên hiển thị trong email gửi đi sẽ là tên bạn mới thay đổi.

Khắc phục những vấn đề thường gặp khi không gửi được email

Khi gặp tình trạng lỗi email khi gửi đi, bạn nên đọc kĩ chi tiết các thông báo lỗi kèm theo trong email để tìm hướng giải quyết. Bài viết sau sẽ giúp các bạn khắc phục một số lỗi thường gặp nhất

1.Sai địa chỉ email

Có thể nói đây là lỗi phổ biến nhất hiện nay. Một địa chỉ email thường gồm hai phần: username (tên người dùng) nằm trước kí tự @ và phần domain (tên miền) sau kí tự @. Do đó nếu bạn gửi email đến một địa chỉ không có thật ngay lập tức sẽ gặp email trả về với thông báo đại loại như the username doesnot exist on this system (tên người dùng sai) hay DNS Error:domain name for found (tên miền sai).Bên cạnh đó đa phần người dùng thường nhầm lẫn hai địa chỉ @yahoo.com và @yahoo.com.vn, @hotmail và @hotmail.com.vn; hoặc kí tự  l, 1 và I.

Một nguyên nhân khác có thể do hộp thư của người nhận đã đầy với thông báo lỗi thường là mailbox is full hoặc quota has been exceeded. Nếu gửi email đính kèm tập tin mà gặp trường hợp trên bạn nên thử gửi lại email không đính kèm tập tin báo cho người nhận biết tình trạng. Nếu không được bạn không thể làm gì khác ngoài việc gọi điện hoặc sử dụng một biện pháp khác để cho người nhận biết về tình trạng hộp thư của họ.

3. Địa chỉ IP của bạn đã bị khóa

Chẳng hạn gặp thông báo dưới đây khi gửi thư trong Gmail:

554 554 5.7.1 Service unavailable; Client host [74.125.82.47] blocked using dnsbl.sorbs.net; Currently Sending Spam See: http://www.sorbs.net/lookup.shtml?74.125.82.47 (state 14).

Việc chặn IP là một trong những cách tốt nhất để ngăn chặn thư rác, tuy nhiên nếu chẳng may IP của bạn cũng nằm trong danh sách này vì nhiều lý do khác nhau thì thật là oan uổng. Trong trường hợp này, hãy gửi lại email và dùng một địa chỉ IP khác.Bạn có thể kiểm tra xem địa chỉ IP của mình có trong danh sách đen bằng việc ghé thăm website http://www.aboutmyip.com/AboutMyXApp/BlackListCheck.jsp hay http://multirbl.valli.org. Nếu thấy xuất hiện từ FAILED kế bên máy chủ nào đó đồng nghĩa tất cả IP sử dụng máy chủ này đều bị chặn. Việc đổi một địa điểm truy cập khác có thể khắc phục tình trạng này.Bên cạnh đó bạn nên cài đặt một trình diệt virus vì đơn giản nếu máy bạn đã nhiễm virus rất có thể nó sẽ trở thành một công cụ phát tán thư rác hay mã độc cho kẻ xấu và sẽ bị các máy chủ chặn.

4. Khi không gặp bất cứ thông báo lỗi nào

Đây là nguyên nhân khó xử lý nhất.Bạn đã xác nhận địa chỉ email mình đã gửi là chính xác, rất có thể một số quy định chống thư rác được thực hiện bởi người quản trị máy chủ đã lọc email của bạn vào danh sách này. Điều này có thể dựa trên IP (như trên) hoặc dựa trên một số nội dung trong email của bạn như một số hình ảnh, số điện thoại, hoặc văn bản khác. Thật không may điều này không để lại thông báo lỗi khi bạn gửi email. Do đó bạn có thể tạm thời dùng một địa chỉ email khác để gửi. Nếu hộp thư đang sử dụng cực kì quan trọng đối với bạn hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ mail như Google, Yahoo để khắc phục

-Nếu sử dụng các email được cung cấp sẵn từ các nhà cung cấp dịch vụ internet, hãy liên hệ dịch vụ hỗ trợ khách hàng của họ. Họ có thể sẽ yêu cầu một mẫu các email bạn đang cố gắng gửi cùng với những thông báo lỗi hoặc mã số mà bạn đã nhận được. Hãy chắc chắn cung cấp cho họ bất cứ điều gì họ cần để giúp giải quyết triệt để tình trạng của bạn.